Nie waren Daten und Informationen so wichtig wie heute. Sie sind die Basis jeglicher Werbetätigkeit und sind für viele Unternehmen überlebenswichtig. Datenbanken können aber nur dann ihre Rolle als Trumpf ausspielen, wenn sie sehr gut gepflegt sind. Enthält sie zu viele doppelte Einträge, kann sich dies sehr negativ auf das Unternehmen auswirken.
Dubletten: Wenn Datensätze doppelt erfasst werden
Moderne Datenbanksysteme bieten stets die Möglichkeit, doppelte Einträge (Dubletten) automatisch zu erkennen und zu entfernen (Datenvalidierung). Doch alleine auf diese Funktion können Sie sich leider nicht verlassen. Sie orientiert sich ausschließlich an identischen Werten. Sobald aber ein Wort anders geschrieben wird, erkennt die Datenvalidierung die Dublette nicht mehr. So kann eine Kundendatenbank beispielsweise zwei Datensätze zur selben Person enthalten, nur dass sie einmal „Meier“ und einmal „Meir“ heißt.
Wie Dubletten in Datenbanken entstehen
Solche redundanten Datensätze entstehen auf verschiedene Art und Weise, zum Beispiel:
- Eine Person oder ein Unternehmen, das bereits in der Datenbank erfasst ist, ändert seinen Namen oder die Anschrift.
- Es werden mehrere nebeneinander bestehende Datenbestände miteinander vereinigt (z. B. eine aktuelle und eine ältere Adressdatenbank), wobei die erfassten Adressen teilweise identisch sind.
- Die gleiche Firma wird auf der Basis unterschiedlicher Informationsquellen einmal korrekt und einmal mit anderer Schreibung erfasst.
- In eine Produktdatenbank wird eine elektronische Preisliste eingelesen. Aufgrund nicht einheitlicher Bezeichnungen wird für nicht gefundene Artikel ein neues Produkt angelegt.
Man geht davon aus, dass in schlecht gepflegten Datenbank bis zu jeder dritte Datensatz doppelt vorhanden ist. Idealerweise sollte der Wert allerdings bei höchstens 4 bis 6 Prozent liegen.
Warum Dubletten unbedingt vermieden werden müssen
Dubletten können in der Praxis weitreichende Folgen haben. Im Falle von Kundendaten werden mitunter Mailings mehrfach an dieselbe Person verschickt, was bei ihr den faden Beigeschmack von Massenwerbung hinterlässt. Ein Imageschaden kann der Fall sein. Dies kann auch finanzielle Verluste nach sich ziehen. Die Kosten für Mailings steigen durch die mangelhafte Datenvalidierung enorm an.
CRM
Auch für das Customer Relationship Management (CRM) haben Dubletten Folgen: Gibt es zu einem Kunden mehrere Stammsätze, werden die Aktionen nicht stets demselben Datensatz zugeordnet. Sachbearbeiter haben dadurch mitunter nicht die vollständige Historie vor Augen, wenn sie mit dem Kunden sprechen.
Datenbank überprüfen lassen: Unterstützung bei der Datenvalidierung von einer VPA
Wenn die automatisierte Technik nicht mehr weiterkommt, hilft nur noch das geübte menschliche Auge. Verlassen Sie sich auf Ihre virtuelle persönliche Assistentin. Sie wird Ihre Datenbank nach doppelten Einträgen durchforsten und diese je nach Ihrem Wunsch entweder markieren oder direkt aus der Datenbank entfernen. So können Sie Ihre Datenbestände nach und nach auf den neuesten Stand bringen und Dubletten entfernen lassen.
Kontakt
Kontaktieren Sie uns jetzt und lassen Sie uns gemeinsam Ihren Auftrag klären. Sicherlich steht bereits eine passende persönliche Assistentin für die Validierung Ihrer Datenbank zur Verfügung.
