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Fragen und Antworten rund um eAssistentin.de

Wie entstand die Idee zu eAssistentin.de?

Schon vor Jahren suchte Marco Schiesler nach einer Veränderung seiner beruflichen Situation. Der Weg in das Online-Business war bereits vorgezeichnet, doch noch fehlte es an der zündenden Geschäftsidee, die er mit Herzblut umsetzen konnte. 2007 stieß er auf die virtuelle Assistenz. Damals wurde diese Dienstleistung vor allem von Unternehmen aus fernen Ländern wie den USA erbracht. Ihm gefiel die Idee, dieses Geschäftsmodell auf den europäischen Markt zu übertragen, wo die virtuelle Assistenz bisher eher noch in den Kinderschuhen steckte.

Seine Vision war geboren und er machte sich daran, die Idee umzusetzen. Im Jahr 2010 gründete er schließlich das Dienstleistungsunternehmen eAssistentin.de. Dabei nutzte er den Dienst auch für den Aufbau des eigenen Unternehmens als Start-up-Service: Seine VPAs übernahmen viele Aufgaben für Herrn Schiesler, sodass dieser sich auf die Gründungsformalitäten, den Aufbau des Unternehmens und den laufenden Betrieb kümmern konnte.

Seither steht er mit seinen virtuellen Assistentinnen Unternehmern, Freiberuflern, Existenzgründern und Privatkunden zur Seite und bietet ihnen durch die Auslagerung verschiedenster Aufgaben mehr zeitliche Freiheit und Flexibilität.

Mittlerweile verzeichnet das Unternehmen zahlreiche langjährige Kunden, die die Leistungen ihrer persönlichen Assistenz längst nicht mehr nur als Aushilfe bei Auftragsspitzen ansehen, sondern als feste Verstärkung ihres Teams.

Welche Vorteile hat eine virtuelle persönliche Assistentin?

Die Unterstützung durch eine virtuelle private Assistentin bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, von denen unsere Kunden profitieren:
  • Zeitliche Flexibilität: Ihre VPA ist für Sie da, wann immer Sie sie brauchen. Nach Absprache ist dies oftmals sogar außerhalb der normalen Arbeitszeiten möglich. Auch ein kurzfristiger Einsatz ist häufig machbar.
  • Vielseitigkeit: Durch den vielfältigen Erfahrungsschatz unseres virtuellen Concierge Services können unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen verschiedenste Aufgaben für Sie übernehmen.
  • Qualität: Wir legen größten Wert auf eine hochwertige, fehlerfreie Arbeit. Dies wird zusätzlich durch interne Qualitätsprüfungen sichergestellt. Sollte dennoch einmal etwas nicht zu Ihrer Zufriedenheit sein, sprechen wir darüber, denn eine Lösung findet sich immer.
  • Verfügbarkeit: Während Sie bei herkömmlichen Stellenanzeigen erst einmal den mühseligen Bewerbungsprozess durchlaufen müssen, stehen Ihnen unsere VPAs binnen kürzester Zeit ohne Aufwand zur Verfügung.
  • Kostentransparenz: Mit der Beauftragung von eAssistentin entstehen Ihnen keine Fixkosten. Sie bezahlen lediglich die Arbeitszeit, die Sie in Anspruch nehmen, wobei ein transparenter Stundensatz ohne versteckte Nebenkosten abgerechnet wird.

Wieso sind die Leistungen so kostengünstig?

Uns ist bewusst, dass Start-ups und Existenzgründer in den ersten Jahren gut wirtschaften müssen, um gesund wachsen zu können. Deshalb haben wir uns für ein Preismodell entschieden, das Ihnen möglichst flexibel entgegen kommt und knapp kalkuliert ist. Bei eAssistentin gibt es weder einen Mindestumsatz, noch müssen Sie Kündigungsfristen einhalten, wenn Sie die Hilfe Ihrer VPA nicht mehr in Anspruch nehmen wollen. Uns ist wichtig, dass Sie möglichst preisgünstig Entlastung erfahren.

Welche Aufgaben eignen sich für die Auslagerung an eine VPA?

Vielen Unternehmern fällt es schwer, sich die Zusammenarbeit mit ihrer virtuellen persönlichen Assistentin vorzustellen. Tatsächlich ist die physische Abwesenheit Ihrer Mitarbeiterin in der Praxis in den meisten Fällen überhaupt kein Problem. Ihre VPA kann Sie in verschiedensten Bereichen unterstützen, zum Beispiel:

  • Recherchieren von Adressen und Bezugsquellen, Informationen über Wettbewerber oder Flugverbindungen
  • schriftliche Antworten auf Kundenanfragen und Kundenservice im E-Commerce
  • Betreuen Ihrer Social-Media-Kanäle wie Facebook-Fanseiten oder XING-Profile
  • Ausführen von Arbeiten im Bereich der Suchmaschinenoptimierung (SEO)
  • Pflegen von Artikeln und Inhalten in Onlineshops und Online-Marktplätzen (z. B. Amazon, eBay)
  • Durchführen von Übersetzungen
  • Dienstleistungen in den Bereichen Grafik und Webdesign
  • Pflegen von Datenbanken
  • Telefonate führen.

Im Prinzip lässt sich jede Aufgabe delegieren, die die virtuelle persönliche Assistentin nicht vor Ort erledigen muss. Fragen Sie einfach nach, ob das benötigte Know-how vorhanden ist.

Was passiert, wenn keine der VPAs über das notwendige Wissen verfügt?

Auch wenn unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen vielseitige Fähigkeiten und Kenntnisse besitzen – alles können sie selbstverständlich nicht. Deshalb wählen wir intern sorgfältig aus, welches Team-Mitglied für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist. Gewöhnlich weisen wir Ihnen zwei Assistentinnen zu, sodass Sie zum selben Preis auf eine noch größere Bandbreite an Know-how zurückgreifen können. Falls dennoch keiner unserer VPAs das erforderliche Wissen besitzt, gibt es für Sie zwei Möglichkeiten:

  • Empfehlung: Wir unterhalten Kontakte zu verschiedensten Spezialisten, die von uns nicht abgedeckte Leistungen anbieten können. Gerne empfehlen wir Ihnen entsprechende Fachleute.
  • Anlernen: Die meisten Aufgaben können unsere VPAs auch ohne Vorkenntnisse schon nach kurzer Zeit übernehmen, ein entsprechendes Briefing vorausgesetzt. Zudem ist es teilweise mithilfe von Tutorials, Foren und Hilfeseiten möglich, sich binnen weniger Stunden auch in komplexere Themenbereiche einzuarbeiten, auch wenn Sie das nötige Know-how nicht selbst zur Verfügung stellen können.

Übrigens: Wir praktizieren das lebenslange Lernen auch intern bei eAssistentin. Eine unserer Mitarbeiterinnen hat sich beispielsweise selbst das notwendige Wissen im Netz erarbeitet, um unsere Social-Media-Auftritte zu betreuen.

Wie kann ich die Arbeitsergebnisse meiner VPA kontrollieren?

Haben Sie Ihrem Virtual Assistant eine neue Aufgabe übertragen und sind noch unsicher, ob die Aufgabenstellung vollständig verstanden wurde, lassen Sie sich einfach nach einer beliebigen Zeitspanne (z. B. nach einer Stunde Arbeit) einen Zwischenstand schicken. So können Sie die Arbeitsergebnisse einfach prüfen und gegebenenfalls das Briefing noch einmal anpassen.

Eine solche Kontrolle ist nicht notwendig, wenn Sie Ihrer VPA wiederkehrende Aufgaben übertragen. Sie wird sie nach der Einarbeitung selbstständig und zuverlässig erledigen.

Wann empfiehlt sich eher die Festanstellung einer Assistentin?

Ob sich für Sie eine flexible virtuelle Assistenz oder eine festangestellte Mitarbeiterin vor Ort lohnt, hängt vorrangig von der Aufgabenstellung und Ihrem Bedarf ab. Dies zeigt der direkte Vergleich:

VPA Festangestellter Mitarbeiter
Anwesenheit keine Präsenz vor Ort möglich, deshalb nur Aufgaben, die keine persönliche Anwesenheit erfordern ist vor Ort präsent, kann auch mal „zupacken“
Arbeitszeit Arbeitszeit kann flexibel an Ihren Bedarf angepasst werden, auch bei geringer Stundenzahl oder schwankendem Bedarf lohnt sich erst ab einer gewissen Stundenzahl, schwierig bei schwankendem Bedarf
Flexibilität flexibler Einsatz unabhängig von gesetzlichen Vorgaben Einhaltung der Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes, meist bei Änderungen eine gewisse Vorlaufzeit unentbehrlich
Eine virtuelle persönliche Assistentin lohnt sich vor allem auch während der Gründungsphase von Unternehmen, wenn bereits zusätzliche Unterstützung notwendig wird, das Kapital für festangestellte Arbeitnehmer aber noch nicht zur Verfügung steht. VPAs sind die flexible Lösung für Unternehmer in jeder Phase der Gründung.

Was passiert, wenn ich unzufrieden bin?

Da die Qualität der Zusammenarbeit in unserer Branche immer auch von der persönlichen Ebene abhängt, ist es nicht einfach, immer eine hundertprozentige Kundenzufriedenheit zu erreichen. Natürlich kann es vorkommen, dass Sie mit der Leistung Ihrer virtuellen persönlichen Assistentin nicht zufrieden sind. In diesem Fall sprechen Sie uns bitte unverzüglich an. Bei Bedarf ist ein Wechsel der Mitarbeiterin jederzeit möglich.

Im Idealfall geben Sie Ihrem VPA regelmäßig Feedback, sei es Lob oder Kritik. Ihre Zusammenarbeit kann davon nur profitieren. Nur durch Feedback kann sich Ihre eAssistentin nach und nach immer weiter verbessern.

Spricht meine Assistentin meine Sprache?

Die meisten virtuellen persönlichen Assistentinnen bei eAssistentin sprechen Englisch und Deutsch, teilweise sogar noch weitere Sprachen. So ist es ihnen möglich, sich mit Kunden aus dem deutschsprachigen Raum zu verständigen, aber natürlich auch mit allen anderen Nationen, sofern entsprechende Englischkenntnisse vorhanden sind. Viele unserer Kunden stammen aus den DACH-Staaten, teilweise auch aus englischsprachigen Ländern.

Wie kann sich die Arbeit für die VPAs bei diesem geringen Stundensatz lohnen?

Auch wenn es sich verrückt anhört: Obwohl sich der Stundenverdienst unter dem deutschen Mindestlohn bewegt, liegt er deutlich über den Verdienstmöglichkeiten, die unsere VPAs in ihren Heimatländern haben. Dies hängt damit zusammen, dass das Einkommen dort allgemein deutlich unter den deutschen Verhältnissen liegt. Setzt man das Einkommen unserer VPAs ins Verhältnis zu dem in den Ländern vorherrschenden Preisniveau, verdienen sie sogar überdurchschnittlich gut.

Ein weiterer Grund ist, dass einige unserer Assistenten und Assistentinnen in ländlichen Gebieten leben, in denen sie sehr schlechte Verdienstchancen haben. Dies gilt umso mehr, als sie häufig zusätzlich ihre Familie pflegen oder ihre Kinder betreuen. Wir sehen hier eine klassische Win-Win-Situation für beide Seiten: Unsere Virtual Private Assistants verdienen durch die Tätigkeit überdurchschnittlich gut, gleichzeitig können wir unsere Kunden besonders kostengünstig unterstützen.

Wie stehen Sie zu Ihren Wettbewerbern?

eAssistentin ist in einem kleinen Nischenmarkt tätig. Dementsprechend ist für uns ebenso wie für unsere Wettbewerber jeder Kunde enorm wichtig. Gleichzeitig sind wir zu der Auffassung gelangt, dass nur jene Anbieter überleben können, die ihren Kunden eine hohe Arbeits- und Servicequalität sowie gleichbleibende Ansprechpartner bieten können. Der Aufbau von auf Dauer angelegten Kundenbeziehungen und die stetige Arbeit an unseren internen Abläufen und unserer Qualität ist der Schlüssel zu unserem Erfolg.

In unserer Branche gibt es immer wieder neue Anbieter, doch die wenigsten können sich langfristig am Markt halten. eAssistentin ist ihren Kunden treu geblieben – und dies zahlen sie uns durch ihr Vertrauen mit barer Münze zurück.

Lohnt sich der Einsatz einer eAssistentin?

Auf den ersten Blick verursacht eine virtuelle persönliche Assistentin natürlich auch Kosten. Wer den Vergleich zieht, wird jedoch schnell den Preisvorteil feststellen: Können Sie die gesparte Zeit in Ihr Kerngeschäft stecken, beispielsweise in die Neukundenakquise oder die Bestandspflege, wird sich der Einsatz schon bald auszahlen. Wir können deshalb gerade Existenzgründern und Start-ups nur dazu raten, sich Unterstützung in Form einer VPA zu holen.

Zudem handelt es sich um eine Investition in Ihre Gesundheit. Wer als Selbstständiger immer alles alleine macht, reibt sich früher oder später auf. Dies ist weder zielführend noch sinnvoll.

Wie funktioniert die Mitarbeiterführung in einem rein virtuellen Team?

In einem rein virtuellen Team, in dem die Koordination fast nur per E-Mail und Skype abläuft, ist die Teamführung eine ganz spezielle Herausforderung. Dennoch läuft in unserem Team alles erstaunlich reibungslos und die Stimmung ist gut. Alle bringen ihre Stärken und ihr Wissen ein und tragen so zum Erfolg aller bei. Die Geschäftsführung trifft sich regelmäßig mit den virtuellen persönlichen Assistenten und Assistentinnen, um Ideen auszutauschen, aktuelle Themen zu besprechen und einfach den persönlichen Kontakt zu halten. Falls es doch einmal zu Kundenbeschwerden oder Kritik kommt, nehmen wir dies gerne an und sehen sie als Chance, unsere Leistung und Zusammenarbeit stetig zu verbessern.

Die hohe Motivation unserer eAssistentinnen resultiert aus ihrer Situation: Die Arbeit für eAssistentin bietet ihnen fantastische Möglichkeiten. So können sie berufstätig und gefordert sein, Geld verdienen, ihr Fachwissen einbringen und ausbauen und gleichzeitig für die Familie sorgen. Für sie hat die Arbeit als virtuelle persönliche Assistentin oder Assistent einen hohen Stellenwert, was sich in ihren hervorragenden Leistungen widerspiegelt.