Der Handel mit Waren verlangt Ihnen tagtäglich viel ab. Die Bearbeitung und Verwaltung der Kundenbestellungen kostet jede Menge Zeit, die Ihnen an anderer Stelle fehlt. Doch diesen Zustand müssen Sie nicht hinnehmen: Dank Ihrer virtuellen persönlichen Assistenz können Sie sich zukünftig beruhigt wieder anderen Aufgaben zuwenden.
Bestellungen bearbeiten: Diese Aufgaben können Sie übertragen
Möchten Sie Ihre VPA mit der Bearbeitung Ihrer Bestellungen betrauen, so gibt es eine Vielzahl von Einzelaufgaben, die sie übernehmen kann. Einige Beispiele verdeutlichen die Vielfalt dieses Bereichs:
- Erfassen von Bestellungen in Ihrer Software
- Einpflegen von Bestellungen, die das Unternehmen auf anderen Wegen als über einen Onlineshop erreicht haben (z. B. Faxbestellung, per E-Mail)
- Abgleichen von eingegangenen Zahlungen mit den offenen Posten laut Bestellungen
- Erstellen einer Versandliste mit jenen Bestellungen, deren Artikel verschickt werden sollen
- Erstellen von Lieferscheinen und anderen Warenbegleitscheinen für zu versendende Waren
- Bearbeiten von Retouren
Diese Aufgaben lassen sich besonders leicht erledigen, wenn es sich um einen Webshop handelt, den Sie über eine Online-Shopsoftware abwickeln. Per Login kann Ihre Assistentin direkt auf die erforderlichen Daten zugreifen und sie bearbeiten. Doch auch bei einem stationären Ladengeschäft kann sie Ihre Bestellungen verwalten, sofern der Zugriff auf Ihre Warenwirtschaftssoftware ermöglicht werden kann.
Die Zusammenarbeit mit eAssistentin.de: So kann sie aussehen
Die effiziente Kooperation mit Ihrer VPA steht und fällt mit einem adäquaten Briefing. Machen Sie sie mit Ihren internen Abläufen vertraut, sodass sie den Datenfluss nachvollziehen kann. Investieren Sie zunächst ein wenig Zeit, um Ihrer neuen Assistentin die Software zu erklären und ihr zu zeigen, wie sie welche Aufgaben erledigt. Übertragen Sie ihr dann nach und nach einen Teilbereich nach der anderen.
Zusätzlich sollten Sie mit ihr klären, wie sie ihre Arbeit dokumentieren soll oder in welcher Form Sie die Ergebnismitteilung erwarten. Zudem ist auch der zeitliche Ablauf der Zusammenarbeit festzuhalten, also beispielsweise der Turnus, in dem sie Ihre Bestellungen verwalten soll.
