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Büromanagement: Die Organisation im Griff

Was bedeutet Büromanagement eigentlich? Im Grunde sind damit die Fäden gemeint, die alles im Unternehmen zusammenhalten. Der Blick über das Ganze, die helfende Hand, das Organisationstalent. 

 Welche Aufgaben umfassen die Büromanagement-Tätigkeiten?

Allgemein gehören alle bürowirtschaftlichen Aufgaben zum Portfolio einer virtuellen Assistentin. Welche Aufgaben im Einzelnen dazu zählen, hängt vor allem von der Größe des Unternehmens ab. Büromanagement-Tätigkeiten umfassen viele Bereiche, die als zeitintensiv gelten und mit täglichen Aufwand einhergehen. 

Denken Sie einmal an die nette Dame, die Sie bei einem Besuch einer großen Firma zum Konferenzraum begleitet hat. Oder der zuvorkommende Mitarbeiter bei der Bank, der die Planungen seines Vorgesetzten perfekt im Kopf hat und Ihnen spontan einen Termin geben kann. Büromanagement-Tätigkeiten umfassen viele Bereiche, die als zeitintensiv gelten und mit dem täglichen Aufwand einhergehen. In den meisten Fällen bilden sie folgenden Umfang:

  • Koordination und Planung von Terminen
  • Korrespondenz zu Kunden, Dienstleistern, Partnern oder intern
  • Vorbereitung von Besprechungen oder kleinen Konferenzen
  • Verfassen von Protokollen (Transkription)
  • Erstellung von Präsentationen
  • Planung und Buchung von Dienstreisen
  • Betreuung von Kunden
  • Unterstützung anderer Abteilungen

Das Aufgabengebiet ist vielfältig und schwankt also je nach Größe und Arbeitsaufkommen eines Unternehmens. Unsere virtuellen Assistenten unterstützen Sie in allen Bereichen. Ob per Telefon oder über E-Mail – der Support für Ihre Kunden und Mitarbeiter ist jederzeit gegeben.

Welche Skills sind für diese Tätigkeiten erforderlich?

Aufgrund des hohen Pensums müssen Organisations- und Planungstalent gegeben sein, um die Einhaltung von Terminen gewährleisten zu können. Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit sind unerlässlich, sodass keine zusätzliche Belastung entsteht. Eine strukturierte Arbeitsweise und der tägliche Umgang mit dem Telefon und dem Mailsystem sind Voraussetzungen für eine erfolgreiche Arbeit.

Diese Fähigkeiten und entsprechende Erfahrung bringen unsere virtuellen Assistenten mit und bieten Ihnen somit eine professionelle Unterstützung für Ihre anfallenden Aufgaben.

Sprechen Sie uns an, gemeinsam schauen wir, welche Themen übernommen werden können.