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Was ist eine Virtuelle Persönliche Assistentin?

virtueller assistent deutsch

“Virtuelle Persönliche Assistenten” (VPA)?

Virtuelle Assistenten führen mit Hilfe von PC, Internet und Headset Arbeiten fur Kunden aus.

Man kann an die Assistenten fast alle Arbeiten delegieren, die keine persönliche Anwesenheit beim Kunden erfordern.

Dank dem Internet kann man viele Tätigkeiten von jedem Ort der Welt ausführen.

VPAs werden z. B. in den USA seit vielen Jahren von Kunden nachgefragt.

Für Existenzgründer sind VPAs eine sehr gute Unterstützung beim Unternehmensaufbau.

Man kann Routineaufgaben, aber auch anspruchsvolle Aufgaben delegieren.

Selbstständige und Angestellte mit viel Stress delegieren ihre privaten und beruflichen Aufgaben an Virtuelle Assistenten.

Die Überalterung und die schrumpfende deutsche Bevölkerung im erwerbsfähigen Alter bereitet immer mehr Unternehmen Probleme bei der Abarbeitung von eingehenden Bestellungen.

Outsourcing wird daher wichtiger.

Man sollte sich auf seine wichtigsten Tätigkeiten konzentrieren.

Virtuelle Assistenten helfen Aufträge bzw. Bestellungen fristgerecht abzuarbeiten.

Zu den o. g. Vorteilen von Virtuellen Persönlichen Assistenten kommt noch die hilfreiche Unterstützung bei Ihrer Abwesenheit (Krankheit, Kur und Urlaub).

Ablauf der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin

Möchten Sie mit einer virtuellen Assistentin zusammenarbeiten, weist der Prozess viele Gemeinsamkeiten mit der Arbeit mit einer lokal ansässigen Assistentin auf. So läuft die Arbeit mit einer VPA üblicherweise ab:

  1.     Schritt: Aufgabendefinition

Identifizieren Sie die zu delegierende Aufgabe und beschreiben Sie sie so ausführlich wie nötig. Zwingend enthalten sollte das Briefing die Beschreibung der auszuführenden Aufgabe, einen Termin (Abgabefrist bzw. Deadline), bis zu dem sie erledigt sein muss, sowie die maximale Dauer, also die Höchststundenzahl, die die Assistentin in die Aufgabe investieren soll (bzw. nach wie vielen Stunden der 1. Zwischenstand Ihenn zur Verfügung gestellt werden soll).

  1.     Schritt: Abstimmung

Übermitteln Sie Ihrer Assistentin das Briefing über moderne Telekommunikationsmittel wie E-Mail, Skype oder Software (z. B. Projektplanungstools).

  1.     Schritt: Bestätigung

Kann Ihre Assistentin die Aufgabe übernehmen, wird Sie sie Ihnen bestätigen. Jetzt können Sie sich entspannt zurücklehnen und auf die Ergebnisse warten.

  1.     Schritt: Ergebnisse

Handelt es sich um eine komplexe Aufgabe, vereinbaren Sie mit der Assistentin die Ablieferung von Zwischenergebnissen und Statusberichten, sodass Sie jederzeit auf dem aktuellen Stand sind. Zum Ende der Bearbeitungszeit folgt schließlich das Endergebnis, das Sie direkt verwenden können.

  1.     Schritt: Abrechnung

Sie erhalten die Abrechnung rein auf Stundenbasis, ohne versteckte Nebenkosten oder Unvorhergesehenes.

Virtueller Assistent: Endlich mehr Zeit für das Wesentliche

Schon seit rund 25 Jahren sind virtuelle Assistenten in den USA als Unterstützer im unternehmerischen und im privaten Alltag verbreitet. Auch in Deutschland greifen seit einigen Jahren immer mehr Unternehmer und Privatpersonen auf ihre VPA zurück, um sich von Routine- und Alltagsarbeiten zu befreien und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge des Lebens zu haben, sei es für die Kernkompetenz des Unternehmens oder für das Familienleben.

So läuft die Arbeit mit einer VPA ab

Mit einer virtuellen Assistentin arbeiten Sie ähnlich zusammen wie mit einer Kollegin vor Ort. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass Sie ausschließlich Arbeiten delegieren können, die nicht die persönliche Anwesenheit Ihrer Assistentin erfordern. Blumen gießen und Kaffee kochen klappen eher nicht, wohl aber Auswertungen, Telefonservices, Internetrecherchen, Unterstützung im Büro, Reisebuchungen und vieles mehr.

So dürfen Sie sich den Ablauf mit der Zusammenarbeit einer Assistentin vorstellen:

  1.     Sie beschreiben die zu delegierende Aufgabe (am besten schriftlich) und übersenden Ihrer Assistentin das Briefing samt Zeitvorgaben. Hierfür verwenden Sie überwiegend Medien wie Internet, E-Mail, Skype oder Telefon.
  2.     Sie sprechen mit Ihrer Assistentin den genauen Ablauf ab und vereinbaren ggf. Zwischenlieferungen zur Vorabkontrolle der Ergebnisse.
  3.     Sie erhalten die Ergebnisse zurück, prüfen sie und verwenden sie direkt weiter.

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