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Assistentin persönlich

Aufgaben einer virtuellen persönlichen Assistentin

Aufgaben einer VPA: So werden Sie entlastet

Assistentin persönlich

Gerade zu Beginn fällt es vielen Menschen schwer, sich das Aufgabengebiet einer eAssistentin vorzustellen. Dabei sind die Aufgaben einer virtuellen persönlichen Assistentin besonders vielfältig und kein Auftrag gleicht dem anderen. Deshalb möchten wir Ihnen heute zeigen, welche Arten von Aufgaben Sie an eine eAssistentin delegieren können.

 

Recherchen: Informationen suchen und zusammentragen

VPAs verfügen über hervorragende Recherchekenntnisse. Sie durchforsten entsprechend Ihrer Aufgabenstellung das Internet und andere Quellen nach bestimmten Daten und tragen sie für Sie zusammen. Einige Beispiele zeigen, wie vielfältig dieser Bereich ist:

  • Preis- und Qualitätsvergleich für ein bestimmtes Produkt, das Sie anschaffen wollen
  • Recherchieren von Adressen für einen Werbebrief
  • Suche nach Lieferanten im In- und Ausland für bestimmte Waren
  • Recherche von Ansprechpartnern für das Marketing im B2B-Bereich
  • Zusammentragen von Informationen für ein Webportal (z. B. Indoor Spielparks für Kinder für eine Info-Seite)

Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie lediglich zehn Lieferanten suchen oder eine Datenbank mit tausenden Einträgen anlegen wollen.

Büroarbeiten: Im Backoffice entlasten

Gerade im Backoffice laufen viele alltägliche Routinearbeiten auf, die Sie als Unternehmensinhaber wirklich nicht unbedingt selbst erledigen müssen. Ein VPA kann Sie beispielsweise in diesen Bereichen entlasten:

  • Erstellen von Dokumenten
  • Formatieren von Dateien
  • Transkription von Audiodateien
  • Lektorat und Übersetzung von Texten
  • Vereinbarung von Terminen

Ebenfalls ein wichtiger Bereich ist die vorbereitende Finanzbuchhaltung. Die Assistentin schreibt für Sie Rechnungen, überwacht die Zahlungseingänge und kümmert sich um das Mahnwesen.

Websites: Immer aktuell halten

Egal ob Website oder Onlineshop – im Alltag fällt es schwer, immer für Aktualität zu sorgen. Im Onlinebereich können unsere VPAs zahlreiche Routinearbeiten übernehmen. Möglich sind hier beispielsweise diese Leistungen:

  • Produkte sowie Produktfotos in den Onlineshop einpflegen
  • Bilder bearbeiten
  • Content Management und redaktionelle Arbeiten (z. B. mit WordPress oder Joomla)
  • Kennzahlen zusammenstellen
  • Online Marketing-Aktivitäten steuern
  • Zahlungseingänge von Shopkunden überwachen

Networking: Das Unternehmen vernetzen

In vielen Branchen ist Networking ein wichtiger Stützpfeiler der Marketingaktivitäten. Leider ist der Aufbau eines eigenen Netzwerks auch ein sehr zeitraubendes Unterfangen. Deshalb unterstützen die Assistenten Sie dabei, Ihre Kontakte auf XING zu pflegen, regelmäßig Twitter-Meldungen abzusetzen oder mit Ihren Facebook-Fans zu interagieren. So können Sie weite Teile Ihres Social Media Marketings abgeben.

Kundenbetreuung: Tägliche Kommunikation abwickeln

Da die Kundenbetreuung gerade im Online-Umfeld überwiegend über E-Mail und Telefon abgewickelt wird, kann eine eAssistentin hier fortlaufend Unterstützung bieten. Möglich sind beispielsweise diese Leistungen:

  • Fragen zu Produkten, Dienstleistungen sowie zum Bestellstatus beantworten
  • telefonischer Support
  • Korrespondenz bei Bedarf in verschiedenen Sprachen
  • Übersetzung der Anfragen von Auslandskunden

Sie können sich mit gutem Gewissen anderen Aufgaben zuwenden, denn Ihre Kunden sind rundum gut versorgt.

Datenverarbeitung: Daten aktualisieren und auswerten

Unsere Assistenten beherrschen verschiedene gängige Softwareprodukte, um Ihre Daten zu aufzubereiten, zu verarbeiten, zu visualisieren und zu präsentieren. Müssen Daten in ein System übertragen oder eine Datenbank aufgebaut werden? Soll ein bestehender Datenbestand überprüft und aktualisiert werden? Dies sind typische Standardaufgaben für einen VPA. Zudem analysieren sie Daten und stellen sie übersichtlich in Form von Diagrammen, Grafiken und Präsentationen dar.

Organisation: Planungen übernehmen

Je nach Aufgabenstellung in Ihrem Unternehmen kann auch die Übernahme von Planungsarbeiten eine große Entlastung darstellen. Dies kann sich im privaten ebenso wie im beruflichen Umfeld bewegen. Einige Beispiele:

  • Flüge, Zugverbindungen und Unterkünfte für Dienstreisen buchen
  • Events und Kongresse vorbereiten und planen
  • den privaten Urlaub nach vorgegebenen Kriterien auswählen und buchen
  • geeignete Freizeitaktivitäten für die gemeinsame Zeit mit der Familie während der Ferien auswählen

Umdenken macht frei

Bei genauerer Betrachtung werden Sie feststellen, dass sich auch in Ihrem Alltag zahlreiche Aufgaben delegieren lassen. Mit den ersten delegierten Aufgaben setzt bei vielen ein Umdenkprozess ein: Je mehr Arbeiten sie abgeben, desto mehr Zeit bleibt für ihre Kernprozesse oder auch für das Privatleben und die Gesundheit. Was gerade eben noch Chefsache war, erledigt sich nun praktisch von selbst – und der Chef muss nur noch mit den Ergebnissen beschäftigen statt mit dem Weg dorthin.

Welche Aufgaben möchten Sie delegieren? Bitte schreiben Sie uns!