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Concierge-Aufgaben: Nichts ist unmöglich

Früher konnten Menschen, die sich im Alltag nicht um alles selbst kümmern konnten, auf einen Privatsekretär zurückgreifen. Auch heute noch gibt es diese Unterstützung. In Anlehnung an die Concierges aus den großen Luxushotels bietet Ihnen Ihre eAssistentin einen umfangreichen Concierge-Service, der Sie im Alltag von verschiedensten Aufgaben entlastet.

Concierge-Aufgaben: Was wir für Sie tun können

Ihre Concierge erledigt alles für Sie, für das ihre persönliche Anwesenheit vor Ort nicht erforderlich ist. Beispiele für Ihre mögliche Entlastung:

  • Hotelzimmer: Ihre Assistentin bucht für Sie ein Hotelzimmer nach Ihren Anforderungen (z. B. Nichtraucher, nur bis zu einem bestimmten Tarif, mit WLAN).
  • Flug- und Bahntickets: Wir suchen die vorteilhafteste Verbindung, damit Sie mit der Bahn oder einem Flug möglichst günstig und pünktlich Ihren Zielort erreichen. Auch den Transfer zum Flughafen oder Bahnhof organisiert Ihre VPA für Sie.
  • Fremde Städte: Möchten Sie eine Stadt neu kennenlernen? Ihre virtuelle persönliche Assistentin recherchiert für Sie die interessantesten Sehenswürdigkeiten, legt für Sie eine Tour fest oder bucht eine Stadtrundfahrt.
  • Konzerte & Events: Möchten Sie ein bestimmtes Event besuchen? Wir kümmern uns darum, dass Sie pünktlich die gewünschten Tickets bekommen.
  • Geschenkservice: Ob Geburtstag des Kindes oder Jubiläum eines Kollegen – Ihre Assistentin bestellt nach Ihren Vorgaben online ein Geschenk und lässt es auf Wunsch auch gleich verpacken.
  • Reparaturen: Tropft der Wasserhahn oder ist das Fenster undicht, reicht eine kurze Meldung an Ihre Assistentin. Sie wird sich darum kümmern, dass sich ein qualifizierter Handwerker der Sache annimmt.
  • Medikamente: Benötigen Sie Medikamente, kann Ihre Assistentin diese entweder bei Ihrer Apotheke vor Ort oder auch im Netz für Sie bestellen.
  • Restaurant: Ob Candlelightdinner zum Hochzeitstag oder feines Business-Essen, eine Tischreservierung ist für uns kein Problem. Gerne hören wir uns für Sie nach den kulinarischen Geheimtipps in Ihrer Stadt um.
  • Umzug: Rund um einen Umzug gibt es viel zu organisieren, von der Umzugsfirma bis hin zur Ummeldung. Ihre Assistentin behält den Überblick und unterstützt Sie.

Auf nichts verzichten: Concierge von eAssistentin.de

Mit ihrem privaten Helfer von eAssistentin.de können Sie im Alltag gelassener bleiben. Der Concierge-Service Ihrer VPA ist wie ein zweites Gehirn – was immer gerade anfällt, delegieren Sie an Ihre Assistentin und müssen anschließend keinen Gedanken mehr daran verschwenden. Ihr Kopf wird freier. Sie können sich besser auf Ihren Beruf konzentrieren und Ihre Freizeit unbeschwerter genießen.

VPA nach Ihrem Bedarf

Ihre Assistentin ist für Sie unsichtbar, aber trotzdem immer verfügbar: Eine kurze E-Mail reicht und schon wird sie für Sie im Hintergrund tätig. Kontaktieren Sie uns jetzt und erzählen Sie uns von Ihrem Bedarf – gerne stellen wir Ihnen kurzfristig Ihre VPA vor, die Ihre Concierge-Aufgaben übernimmt.

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Datenvalidierung: Dubletten können teuer werden

Nie waren Daten und Informationen so wichtig wie heute. Sie sind die Basis jeglicher Werbetätigkeit und sind für viele Unternehmen überlebenswichtig. Datenbanken können aber nur dann ihre Rolle als Trumpf ausspielen, wenn sie sehr gut gepflegt sind. Enthält sie zu viele doppelte Einträge, kann sich dies sehr negativ auf das Unternehmen auswirken.

Dubletten: Wenn Datensätze doppelt erfasst werden

Moderne Datenbanksysteme bieten stets die Möglichkeit, doppelte Einträge (Dubletten) automatisch zu erkennen und zu entfernen (Datenvalidierung). Doch alleine auf diese Funktion können Sie sich leider nicht verlassen. Sie orientiert sich ausschließlich an identischen Werten. Sobald aber ein Wort anders geschrieben wird, erkennt die Datenvalidierung die Dublette nicht mehr. So kann eine Kundendatenbank beispielsweise zwei Datensätze zur selben Person enthalten, nur dass sie einmal „Meier“ und einmal „Meir“ heißt.

Wie Dubletten in Datenbanken entstehen

Solche redundanten Datensätze entstehen auf verschiedene Art und Weise, zum Beispiel:

  • Eine Person oder ein Unternehmen, das bereits in der Datenbank erfasst ist, ändert seinen Namen oder die Anschrift.
  • Es werden mehrere nebeneinander bestehende Datenbestände miteinander vereinigt (z. B. eine aktuelle und eine ältere    Adressdatenbank), wobei die erfassten Adressen teilweise identisch sind.
  • Die gleiche Firma wird auf der Basis unterschiedlicher Informationsquellen einmal korrekt und einmal mit anderer Schreibung erfasst.
  • In eine Produktdatenbank wird eine elektronische Preisliste eingelesen. Aufgrund nicht einheitlicher Bezeichnungen wird für nicht gefundene Artikel ein neues Produkt angelegt.

Man geht davon aus, dass in schlecht gepflegten Datenbank bis zu jeder dritte Datensatz doppelt vorhanden ist. Idealerweise sollte der Wert allerdings bei höchstens 4 bis 6 Prozent liegen.

Warum Dubletten unbedingt vermieden werden müssen

Dubletten können in der Praxis weitreichende Folgen haben. Im Falle von Kundendaten werden mitunter Mailings mehrfach an dieselbe Person verschickt, was bei ihr den faden Beigeschmack von Massenwerbung hinterlässt. Ein Imageschaden kann der Fall sein. Dies kann auch finanzielle Verluste nach sich ziehen. Die Kosten für Mailings steigen durch die mangelhafte Datenvalidierung enorm an.

CRM

Auch für das Customer Relationship Management (CRM) haben Dubletten Folgen: Gibt es zu einem Kunden mehrere Stammsätze, werden die Aktionen nicht stets demselben Datensatz zugeordnet. Sachbearbeiter haben dadurch mitunter nicht die vollständige Historie vor Augen, wenn sie mit dem Kunden sprechen.

Datenbank überprüfen lassen: Unterstützung bei der Datenvalidierung von einer VPA

Wenn die automatisierte Technik nicht mehr weiterkommt, hilft nur noch das geübte menschliche Auge. Verlassen Sie sich auf Ihre virtuelle persönliche Assistentin. Sie wird Ihre Datenbank nach doppelten Einträgen durchforsten und diese je nach Ihrem Wunsch entweder markieren oder direkt aus der Datenbank entfernen. So können Sie Ihre Datenbestände nach und nach auf den neuesten Stand bringen und Dubletten entfernen lassen.

Kontakt

Kontaktieren Sie uns jetzt und lassen Sie uns gemeinsam Ihren Auftrag klären. Sicherlich steht bereits eine passende persönliche Assistentin für die Validierung Ihrer Datenbank zur Verfügung.

 

 

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Datenbank erstellen: Bringen Sie Ordnung in Datenchaos

datenbank-erstellenDatenbanken können Ihnen den unternehmerischen Alltag stark vereinfachen. Aktuelle Daten, die perfekt aufbereitet zum Abruf bereitstehen, liefern die Basis für fundierte Entscheidungen. Allerdings kostet es viel Zeit, eine Datenbank zu erstellen und anschließend auch zu pflegen. Um sich dadurch im Alltag nicht noch zusätzlich zu belasten, delegieren Sie diese Aufgabe doch einfach an Ihre virtuelle persönliche Assistentin.

Datenbank erstellen: Beispiele aus der Praxis

In der unternehmerischen Praxis gibt es unzählige Fälle, in denen Datenbanken sinnvoll sein können und in denen Ihre Assistentin Sie unterstützen kann:

  •        Aufbau einer Adressdatenbank auf der Basis von Messekontakten oder Gewinnspieladressen
  •        Erfassen und Auswerten von Befragungsbögen (z. B. im Rahmen einer Kunden- oder Mitarbeiterbefragung)
  •        Einpflegen von Mitgliedsanträge in eine Mitgliederdatenbank
  •        Erfassen von Vertragsdaten neuer Kunden
  •        Einspielen von gesammelten Daten zu Kunden in ein CRM-System
  •        Eingeben von Patientenkarteien
  •        Aufbauen eines internen Telefonverzeichnisses

Datenbanken zu erfassen macht immer dann Sinn, wenn Sie einen größeren Datenbestand für regelmäßige Auswertungen benötigen und dabei sicherstellen wollen, dass mehrere Benutzer parallel damit arbeiten können, ohne dass es zu Überschneidungen kommt. Ihre eAssistentin unterstützt Sie dabei, eine adäquate Datenbasis zu erreichen.

Schritt für Schritt zur firmeneigenen Datenbank

Soll Ihre VPA eine Datenbank erstellen, gehen Sie am besten Schritt für Schritt vor:

  1.     Schritt: Klären Sie den erforderlichen Aufbau der Datenbank sowie die Art der zu erfassenden Daten.
  2.     Schritt: Übermitteln Sie Ihrer Assistentin alle Informationen und Daten, die sie für den Inhalt der Datenbank benötigt (z. B. per E-Mail oder Cloudspeicherdienste).
  3.     Schritt: Stimmen Sie ab, binnen welchen Zeitraums die Datenbank erstellt werden soll.
  4.     Schritt: Lehnen Sie sich entspannt zurück und warten Sie auf die Ergebnisse Ihres Auftrags.

Der Ablauf Ihrer Zusammenarbeit ist so individuell wie Ihr Unternehmen. Stimmen Sie die Vorgehensweise einfach mit Ihrer eAssistentin ab. Sie wird sich gerne auf Ihren Bedarf einstellen.

 

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Webkatalogeinträge erstellen: Mehr Bekanntheit im Web

webktalog-eintraegeEiner der wichtigsten Faktoren für ein erfolgreiches Unternehmen ist, dass die Kunden auf Sie aufmerksam werden. Während Sie dies im realen Leben über Branchenbücher oder Hinweisschilder erreichen, ist im Webumfeld eine differenziertere Vorgehensweise erforderlich. Webkatalogeinträge können Ihnen helfen, Ihren Bekanntheitsgrad zu steigern und die Auffindbarkeit Ihres Unternehmens zu erhöhen. Allerdings kostet es sehr viel Zeit, Ihre Unternehmensdaten in verschiedene Portale einzutragen. Sprechen Sie mit Ihrer eAssistentin darüber – sie wird Sie unterstützen.

Warum sich Webkatalogeinträge für Sie lohnen

Wenn Sie Webkatalogeinträge erstellen lassen, hat dies gleich mehrere Vorteile für Sie:

  •        Ihre regionalen Kunden finden Sie leichter und können bei Bedarf direkt auf Sie zugehen.
  •        Sie steigern Ihre Sichtbarkeit im Onlineumfeld und verbessern dadurch Ihre Positionierung in den Google Suchergebnissen.
  •        Sie steigern die Besucherzahlen auf Ihrer Website und damit eventuell auch die Zahl Ihrer Kunden.

Unser Tipp: Lassen Sie Webkatalogeinträge nicht automatisiert erstellen. Softwareprodukte, die tausende Eintragungen kostenlos auf Knopfdruck suggerieren, sind im Regelfall nicht seriös und erlauben Ihnen keinerlei Qualitätskontrolle. Dies könnte sich auf Ihre Website sogar negativ auswirken.

Webkatalogeinträge erstellen lassen: So geht’s

Damit Ihre VPA Ihr Unternehmen in Webkataloge eintragen kann, benötigt sie drei Arten von Informationen:

Die einzutragenden Informationen

Welche Informationen einzutragen sind, hängt von der Art des Webkatalogs ab. Üblich sind unter anderem diese Daten:

  •        Firma
  •        Anschrift
  •        Kontaktdaten (Telefon, Fax, E-Mail)
  •        Webadresse
  •        Branche
  •        wichtige Such- oder Schlagwörter
  •        Fotos
  •        Beschreibung des Unternehmens
  •        Ansprechpartner
  •        ggf. weitere Informationen

Die abzuarbeitenden Webkataloge

Haben Sie bereits Webkataloge ausgewählt, für die Sie eine Eintragung wünschen, übergeben Sie Ihrer Assistentin eine entsprechende Auflistung. Soll sie selbst nach geeigneten Katalogen suchen, informieren Sie sie über die zu erfüllenden Anforderungen (z. B. Sichtbarkeit, Qualität). Zudem ist in diesem Schritt zu klären, ob auch kostenpflichtige Angebote genutzt werden sollen.

Das Zeitfenster

Geben Sie Ihrer VPA ein realistisches Zeitfenster vor, in dem sie die Webkatalogeinträge erstellen soll. Denkbar ist auch eine fortlaufende Zusammenarbeit, beispielsweise die wöchentliche Eintragung des Unternehmens in zehn Webkataloge.

Warum Sie eine eAssistentin beauftragen sollten

Betrauen Sie Ihre virtuelle persönliche Assistentin damit, Webkatalogeinträge zu erstellen, so dürfen Sie mit diesen Vorteilen rechnen:

  •        Handarbeit: Alle Einträge werden von Hand erledigt. Dadurch sind auch Eintragungen in Portalen möglich, die Sicherheitsabfragen zwischenschalten.
  •        Einzigartigkeit: Um den positiven Effekt auf das Ranking Ihrer Website zu unterstützen, kann Ihre VPA für jedes Webportal einzigartige Beschreibungen verwenden.
  •        Reporting: Ihre eAssistentin wird vollumfänglich dokumentieren, in welche Portale Ihr Unternehmen erfolgreich eingetragen wurde. Damit auch später noch Änderungen möglich werden, übermittelt sie Ihnen alle Eintragungsbestätigungen.
  •        Zeitliche Versetzung: Die Eintragungen können zeitlich verteilt werden, sodass Sie zugleich natürlich Backlinks für Ihre Website aufbauen.

Sprechen Sie uns jetzt an. Gerne beraten wir Sie darüber, was unsere VPAs für Sie tun können!

 

Büro Service

Büroservice: Dank VPAs ist Ordnung im virtuellen Büro

Büro ServiceIm Büro fällt eine Vielzahl von Aufgaben an, um die kein Unternehmer herumkommt. Ob Korrespondenz, Telefonate mit Interessenten oder Finanzbuchhaltung – all diese Themen können im Alltag eine riesige Herausforderung sein, wenn zusätzlich Kundentermine oder wichtige Angebote anstehen. Damit sie nicht ins Hintertreffen geraten, nutzen Sie am besten den professionellen Büroservice von eAssistentin.de.

Wie der Büroservice durch eine VPA funktioniert

Die virtuellen persönlichen Assistentinnen von eAssistentin.de übernehmen all jene Büroarbeiten, die sie gerade nicht schaffen und die sich ohne persönliche Präsenz vor Ort erledigen lassen. Sie erstellen ein Briefing mit Zeitvorgaben, übermitteln es Ihrer Assistenz und sie übernimmt die Jobs für Sie. Am meisten lohnt sich der Büroservice für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben, denn das erneute Briefing entfällt dann. Aber auch einmalige Tasks übernehmen die Mitarbeiterinnen gerne.

Büroservice: Beispiele für Leistungen Ihrer VPA

Die möglichen Aufgaben im Bürobereich sind so vielfältig wie Ihr Unternehmen. Einige Beispiele verdeutlichen die Bandbreite an Tätigkeiten im Büroservice:

  •         Beantwortung von Kundenfragen (per E-Mail und Telefon)
  •         Recherche von Daten im Internet oder via Telefon
  •         Organisation von Dienstreisen, Terminen und Events
  •         Transkription von gesprochenen Dialogen (z. B. Interviews)
  •        Schreiben oder Übersetzung von Texten
  •         Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartnern in Deutsch oder Englisch
  •         Erstellung und Formatierung von Dokumenten
  •         Betreuung von Onlineshops
  •         Datenerfassung
  •         vorbereitende Buchführung
  •         E-Mail-Management
  •         und viele mehr

Übrigens: Der Büroservice durch eine VPA eignet sich auch für Privatpersonen. Ihre Assistentin kann Ihre Korrespondenz führen, Anträge stellen oder Ihre Zahlungen erledigen. Auch private Recherchen, die Suche nach dem idealen Familienurlaub oder die Beobachtung des Gebrauchtwagenmarktes können Gegenstand Ihrer Zusammenarbeit sein. Sie alleine entscheinen, wofür Sie Ihre virtuelle persönliche Assistentin einsetzen möchten.

Wie Sie von unserem Büroservice profitieren

Durch den Einsatz unseres Büroservices gewinnen Sie vor allem Zeit – Zeit, die Sie in den Ausbau Ihres Geschäfts investieren oder für Ihre eigene Regeneration nutzen können. Unsere virtuellen persönlichen Assistentinnen verfügen über eine sehr gute Ausbildung und breitgefächerte Berufserfahrung, sodass sie Ihnen bei unterschiedlichsten Aufgabenstellungen behilflich sein können. Oftmals bringen sie neben Englisch zusätzliche Fremdsprachen ein, wodurch sich die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern verbessert.

Dabei dürfen Sie Ihren Alltag auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit stützen, denn Ihnen wird eine Mitarbeiterin fest zugewiesen. Nur wenn Sie Spezial-Know-how benötigen oder einen besonders großen Auftrag ausführen lassen möchten, ziehen wir weitere Kollegen aus dem eAssistentin-Team hinzu.

Weitere Vorteile eines Büroservices durch eine VPA:

  •         zeitlich flexibler Einsatz
  •         transparente Abrechnung
  •         einfache Kommunikation via E-Mail und Skype
  •         weniger Stress
  •         bessere Einhaltung von Terminen
  •         Abwicklung von Büroarbeiten auch in Fremdsprachen

 

bestellungen-bearbeiten-erfassen

Bestellungen bearbeiten: Hilfe durch eAssistentin.de

bestellungen-bearbeiten-erfassenDer Handel mit Waren verlangt Ihnen tagtäglich viel ab. Die Bearbeitung und Verwaltung der Kundenbestellungen kostet jede Menge Zeit, die Ihnen an anderer Stelle fehlt. Doch diesen Zustand müssen Sie nicht hinnehmen: Dank Ihrer virtuellen persönlichen Assistenz können Sie sich zukünftig beruhigt wieder anderen Aufgaben zuwenden.

Bestellungen bearbeiten: Diese Aufgaben können Sie übertragen

Möchten Sie Ihre VPA mit der Bearbeitung Ihrer Bestellungen betrauen, so gibt es eine Vielzahl von Einzelaufgaben, die sie übernehmen kann. Einige Beispiele verdeutlichen die Vielfalt dieses Bereichs:

  •        Erfassen von Bestellungen in Ihrer Software
  •        Einpflegen von Bestellungen, die das Unternehmen auf anderen Wegen als über einen Onlineshop erreicht haben (z. B. Faxbestellung, per E-Mail)
  •        Abgleichen von eingegangenen Zahlungen mit den offenen Posten laut Bestellungen
  •        Erstellen einer Versandliste mit jenen Bestellungen, deren Artikel verschickt werden sollen
  •        Erstellen von Lieferscheinen und anderen Warenbegleitscheinen für zu versendende Waren
  •        Bearbeiten von Retouren

Diese Aufgaben lassen sich besonders leicht erledigen, wenn es sich um einen Webshop handelt, den Sie über eine Online-Shopsoftware abwickeln. Per Login kann Ihre Assistentin direkt auf die erforderlichen Daten zugreifen und sie bearbeiten. Doch auch bei einem stationären Ladengeschäft kann sie Ihre Bestellungen verwalten, sofern der Zugriff auf Ihre Warenwirtschaftssoftware ermöglicht werden kann.

Die Zusammenarbeit mit eAssistentin.de: So kann sie aussehen

Die effiziente Kooperation mit Ihrer VPA steht und fällt mit einem adäquaten Briefing. Machen Sie sie mit Ihren internen Abläufen vertraut, sodass sie den Datenfluss nachvollziehen kann. Investieren Sie zunächst ein wenig Zeit, um Ihrer neuen Assistentin die Software zu erklären und ihr zu zeigen, wie sie welche Aufgaben erledigt. Übertragen Sie ihr dann nach und nach einen Teilbereich nach der anderen.

Zusätzlich sollten Sie mit ihr klären, wie sie ihre Arbeit dokumentieren soll oder in welcher Form Sie die Ergebnismitteilung erwarten. Zudem ist auch der zeitliche Ablauf der Zusammenarbeit festzuhalten, also beispielsweise der Turnus, in dem sie Ihre Bestellungen verwalten soll.

 

Virtuelle Assistentin

Vorteile einer virtuellen Assistentin: Machen Sie es sich leicht!

Virtuelle AssistentinDer wichtigste Vorteil einer virtuellen Assistentin liegt auf der Hand: Sie werden von unliebsamen Arbeiten und monotonen Routinearbeiten entlastet und haben mehr Zeit für das Wesentliche. Bauen Sie Ihr Business aus, verdienen Sie mehr Geld und gewinnen Sie an Lebensqualität. Darüber hinaus gibt es aber noch viele weitere Vorteile, von denen Sie durch eine virtuelle Assistentin profitieren:

Vorteil #1: Große Aufgabenvielfalt möglich

Unsere virtuellen persönlichen Assistentinnen und Assistenten können jede Aufgabe übernehmen, die sich räumlich unabhängig unter Zuhilfenahme moderner Kommunikationsmittel erledigen lassen. Dies beginnt bei einfachen Internetrecherchen, geht über Reiseplanungen und klassische Büroarbeiten und endet noch lange nicht bei Aufgaben wie Bildbearbeitung, Webdesign und umfangreichen Analysen.

Ihr Vorteil: Sollte Ihre zugewiesene Assistentin eine Aufgabe nicht erledigen können, haben wir sicher einen anderen Experten in unserem Team, der Sie kurzfristig unterstützen kann. Sie bekommen das Know-how von zahlreichen Assistenten zum Preis von einem Mitarbeiter. Auch sehr umfangreiche Aufgaben, für die Sie die Hilfe mehrerer Personen benötigen, lassen sich durch das Team problemlos abdecken. Ihre VPA-Lösung lässt sich fast beliebig skalieren.

In Ihrem Sinne legen wir selbstverständlich Wert auf eine hohe Arbeitsqualität. Deshalb greifen wir ausschließlich auf Assistentinnen mit einer sehr guten Ausbildung und ausreichender Berufserfahrung zurück und setzen auf regelmäßige interne Qualitätskontrollen.

Vorteil #2: Kurzfristiger Einsatz möglich

Brauchen Sie kurzfristig Unterstützung? Sobald Ihnen Ihre eAssistentin zugewiesen ist, kann sie meist sogar sofort starten. Sie müssen keine langen Vorlaufzeiten einkalkulieren. Während wir Ihre VPA auswählen, können Sie bereits die ersten Vorgaben und Briefings zusammenstellen. So lässt sich auch die Einarbeitungszeit auf ein Minimum reduzieren.

Vorteil #3: Professionelle Kommunikation

Die virtuellen persönlichen Assistentinnen von eAssistentin sprechen Ihre Sprache. Die meisten unserer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind neben ihrer Muttersprache auch des Deutschen und Englischen mächtig. Es gibt keine Sprachbarrieren, sodass eine reibungslose Kommunikation möglich wird. Die meisten Kunden bevorzugten E-Mail und Skype für eine perfekte Zusammenarbeit.

Vorteil #4: Weniger Stress, mehr Freihei

Ihre Assistentin sorgt dafür, dass Sie mehr Zeit für die wichtigeren Aufgaben haben. In der Praxis bedeutet das für Sie:

  • Sie müssen sich nicht mit zeitraubenden Routinearbeiten aufhalten.
  • Sie nutzen Ihre verbleibende Zeit effektiver und schaffen mehr in kürzerer Zeit.
  • Sie gewinnen mehr Freizeit, haben mehr Zeit für Ihre Familie und können sich erholen.
  • Sie reduzieren Stress und tragen so aktiv dazu bei, Ihre Gesundheit langfristig zu erhalten. Einem Burnout beugen Sie wirkungsvoll vor.
  • Sie haben die Freiheit, neue Wege zu beschreiten und auszuprobieren, statt durch das enge Korsett der täglichen Arbeiten eingeengt zu werden.

Vorteil #5: Liquidität verbessern

Indem Sie eine VPA von eAssistentin nutzen, müssen Sie Ihre neue Unterstützung nicht fest einstellen. Dies bringt gleich mehrere Vorteile mit sich:

  • Liquidität wird geschont, was gerade während der Existenzgründung wichtig ist
  • keine Kosten für die Rekrutierung von geeignetem Personal
  • kein Risiko von Fehlbesetzungen, da ein Wechsel des Assistenten jederzeit möglich ist
  • keine arbeitsrechtlichen Formalitäten
  • keine Einrichtung eines Arbeitsplatzes vor Ort notwendig
  • kein administrativer Aufwand für die Entgeltabrechnung

Vorteil #6: Transparente Kosten

Sobald Sie einen Mitarbeiter fest anstellen müssen, fallen die Lohnkosten Monat für Monat an. Sie zahlen dabei nicht nur den vereinbarten Stunden- oder Monatslohn, sondern zusätzlich auch Lohnnebenkosten (z. B. für Sozialversicherungsbeiträge) sowie für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder während des Erholungsurlaubs.

Für Ihre eAssistentin hingegen zahlen Sie einen fest vereinbarten Stundensatz. Weitere Kosten fallen nicht an. Je mehr Sie Ihre VPA in Anspruch nehmen, desto mehr sinkt der Preis pro Stunde – so sparen Sie jede Menge!

Übrigens: Bei eAssistentin gibt es weder Mindestumsätze noch starre Pakete, die mit hohen Fixkosten oder Kündigungsfristen verbunden wären. Sie nutzen Ihre Assistentin völlig flexibel in dem gewünschten Rahmen und erhalten dafür eine Abrechnung.

Nahezu jede/r Unternehmer/in kann von einer virtuellen persönlichen Assistentin profitieren.

 

Assistentin persönlich

Aufgaben einer virtuellen persönlichen Assistentin

Aufgaben einer VPA: So werden Sie entlastet

Assistentin persönlich

Gerade zu Beginn fällt es vielen Menschen schwer, sich das Aufgabengebiet einer eAssistentin vorzustellen. Dabei sind die Aufgaben einer virtuellen persönlichen Assistentin besonders vielfältig und kein Auftrag gleicht dem anderen. Deshalb möchten wir Ihnen heute zeigen, welche Arten von Aufgaben Sie an eine eAssistentin delegieren können.

 

Recherchen: Informationen suchen und zusammentragen

VPAs verfügen über hervorragende Recherchekenntnisse. Sie durchforsten entsprechend Ihrer Aufgabenstellung das Internet und andere Quellen nach bestimmten Daten und tragen sie für Sie zusammen. Einige Beispiele zeigen, wie vielfältig dieser Bereich ist:

  • Preis- und Qualitätsvergleich für ein bestimmtes Produkt, das Sie anschaffen wollen
  • Recherchieren von Adressen für einen Werbebrief
  • Suche nach Lieferanten im In- und Ausland für bestimmte Waren
  • Recherche von Ansprechpartnern für das Marketing im B2B-Bereich
  • Zusammentragen von Informationen für ein Webportal (z. B. Indoor Spielparks für Kinder für eine Info-Seite)

Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie lediglich zehn Lieferanten suchen oder eine Datenbank mit tausenden Einträgen anlegen wollen.

Büroarbeiten: Im Backoffice entlasten

Gerade im Backoffice laufen viele alltägliche Routinearbeiten auf, die Sie als Unternehmensinhaber wirklich nicht unbedingt selbst erledigen müssen. Ein VPA kann Sie beispielsweise in diesen Bereichen entlasten:

  • Erstellen von Dokumenten
  • Formatieren von Dateien
  • Transkription von Audiodateien
  • Lektorat und Übersetzung von Texten
  • Vereinbarung von Terminen

Ebenfalls ein wichtiger Bereich ist die vorbereitende Finanzbuchhaltung. Die Assistentin schreibt für Sie Rechnungen, überwacht die Zahlungseingänge und kümmert sich um das Mahnwesen.

Websites: Immer aktuell halten

Egal ob Website oder Onlineshop – im Alltag fällt es schwer, immer für Aktualität zu sorgen. Im Onlinebereich können unsere VPAs zahlreiche Routinearbeiten übernehmen. Möglich sind hier beispielsweise diese Leistungen:

  • Produkte sowie Produktfotos in den Onlineshop einpflegen
  • Bilder bearbeiten
  • Content Management und redaktionelle Arbeiten (z. B. mit WordPress oder Joomla)
  • Kennzahlen zusammenstellen
  • Online Marketing-Aktivitäten steuern
  • Zahlungseingänge von Shopkunden überwachen

Networking: Das Unternehmen vernetzen

In vielen Branchen ist Networking ein wichtiger Stützpfeiler der Marketingaktivitäten. Leider ist der Aufbau eines eigenen Netzwerks auch ein sehr zeitraubendes Unterfangen. Deshalb unterstützen die Assistenten Sie dabei, Ihre Kontakte auf XING zu pflegen, regelmäßig Twitter-Meldungen abzusetzen oder mit Ihren Facebook-Fans zu interagieren. So können Sie weite Teile Ihres Social Media Marketings abgeben.

Kundenbetreuung: Tägliche Kommunikation abwickeln

Da die Kundenbetreuung gerade im Online-Umfeld überwiegend über E-Mail und Telefon abgewickelt wird, kann eine eAssistentin hier fortlaufend Unterstützung bieten. Möglich sind beispielsweise diese Leistungen:

  • Fragen zu Produkten, Dienstleistungen sowie zum Bestellstatus beantworten
  • telefonischer Support
  • Korrespondenz bei Bedarf in verschiedenen Sprachen
  • Übersetzung der Anfragen von Auslandskunden

Sie können sich mit gutem Gewissen anderen Aufgaben zuwenden, denn Ihre Kunden sind rundum gut versorgt.

Datenverarbeitung: Daten aktualisieren und auswerten

Unsere Assistenten beherrschen verschiedene gängige Softwareprodukte, um Ihre Daten zu aufzubereiten, zu verarbeiten, zu visualisieren und zu präsentieren. Müssen Daten in ein System übertragen oder eine Datenbank aufgebaut werden? Soll ein bestehender Datenbestand überprüft und aktualisiert werden? Dies sind typische Standardaufgaben für einen VPA. Zudem analysieren sie Daten und stellen sie übersichtlich in Form von Diagrammen, Grafiken und Präsentationen dar.

Organisation: Planungen übernehmen

Je nach Aufgabenstellung in Ihrem Unternehmen kann auch die Übernahme von Planungsarbeiten eine große Entlastung darstellen. Dies kann sich im privaten ebenso wie im beruflichen Umfeld bewegen. Einige Beispiele:

  • Flüge, Zugverbindungen und Unterkünfte für Dienstreisen buchen
  • Events und Kongresse vorbereiten und planen
  • den privaten Urlaub nach vorgegebenen Kriterien auswählen und buchen
  • geeignete Freizeitaktivitäten für die gemeinsame Zeit mit der Familie während der Ferien auswählen

Umdenken macht frei

Bei genauerer Betrachtung werden Sie feststellen, dass sich auch in Ihrem Alltag zahlreiche Aufgaben delegieren lassen. Mit den ersten delegierten Aufgaben setzt bei vielen ein Umdenkprozess ein: Je mehr Arbeiten sie abgeben, desto mehr Zeit bleibt für ihre Kernprozesse oder auch für das Privatleben und die Gesundheit. Was gerade eben noch Chefsache war, erledigt sich nun praktisch von selbst – und der Chef muss nur noch mit den Ergebnissen beschäftigen statt mit dem Weg dorthin.

Welche Aufgaben möchten Sie delegieren? Bitte schreiben Sie uns!